1. Einleitung: Die Herausforderung digitaler Transformation im Einkauf
Die digitale Lösung für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf (also dem Purchase to Pay Prozess oder Procure to Pay Prozess) ist ein Thema, das sich in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen hat. Die Herausforderungen, die sich aus dem Wandel der Geschäftsmodelle und dem damit einhergehenden Verschieben der Grenzen des Handels ergeben, müssen heute mit anderen Mitteln bewältigt werden als noch vor wenigen Jahren. Umso wichtiger ist es daher, dass Unternehmen ihre kaufmännischen Prozesse effektiv und nachhaltig organisieren und optimieren. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Erreichung dieses Ziels ist die Implementierung einer digitalen Lösung für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf. Diese Lösung sollte sowohl dafür sorgen, dass alle relevanten Informationen schnell und effektiv zur Verfügung stehen, als auch dafür sorgen, dass alle relevanten Akteure möglichst effizient miteinander vernetzt sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen und Unternehmen ihre Ziele effektiver erreichen.
2. Der digitale Lösungsansatz für den Purchase to Pay Prozess
Der digitale Lösungsansatz für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf basiert auf der Nutzung von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre kaufmännischen Prozesse digital zu gestalten und effizienter zu nutzen. Insbesondere die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling und Supply Chain Management profitieren von einer digitalen Lösung im Einkauf. Die digitale Lösung für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Transaktions-, Reporting- und Analyseinformationen. Durch die Nutzung von SaaS-Lösungen können Unternehmen ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren und optimieren. Die digitale Lösung für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Transaktions-, Reporting- und Analyseinformationen. Durch die Nutzung von SaaS-Lösungen können Unternehmen ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren und optimieren. Die digitale Lösung für kaufmännische Geschäftsprozesse im Einkauf unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Transaktions-, Reporting- und Analyseinformationen. Durch die Nutzung von SaaS-Lösungen können Unternehmen ihre kaufmännischen Prozesse digitalisieren und optimieren.
3. Auswahlkriterien für eine passende digitale Lösung
Digitale Lösungen für kaufmännische Geschäftsprozesse gibt es viele. Die Auswahl einer geeigneten Lösung ist aber nicht einfach. Es gibt verschiedene Kriterien, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten. Zunächst sollte die Lösung den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Dazu gehören die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, die Größe des Unternehmens und die Art der Geschäftsprozesse. Die Lösung sollte außerdem flexibel sein und sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Auch die Kosten der Lösung sind ein wichtiges Kriterium. Die Lösung sollte möglichst kostengünstig sein und keine zusätzlichen Kosten verursachen.
4. Fallstudien von erfolgreichen digitalen Transformationen im Einkauf
Digitalisierung ist kein neues Thema in der Geschäftswelt. In den letzten Jahren haben wir jedoch eine zunehmende Beschleunigung und Verbreitung der digitalen Technologien erlebt, die immer mehr Bereiche des täglichen Lebens und der Geschäftstätigkeiten erfasst. Die Digitalisierung hat auch das Potenzial, kaufmännische Geschäftsprozesse grundlegend zu verändern und zu verbessern. In diesem Artikel werden wir uns mit einigen erfolgreichen digitalen Transformationen im Einkauf befassen und sehen, wie sich diese auf die Unternehmen ausgewirkt haben. Dabei geht es sowohl um große Konzerne als auch um mittelständische Unternehmen. Einer der bekanntesten Fallstudien ist die digitale Transformation von General Electric (GE). GE ist ein riesiges industrielles Unternehmen mit Sitz in den USA. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren eine Reihe von Veränderungen durchlaufen, um sich an die sich wandelnde Marktlandschaft anzupassen. Eine dieser Veränderungen war die Einführung einer neuen globalen Einkaufsorganisation, die auf digitaler Technologie basiert. Die neue Organisation sollte den Einkaufsprozess des Unternehmens vereinfachen und verbessern. Zu den Zielen gehörte es, die Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern und die Lieferketten zu vereinfachen und zu beschleunigen. GE setzte hierbei auf moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML). Mit Hilfe dieser Technologien konnte GE den Einkaufsprozess dramatisch vereinfachen und beschleunigen. Zum Beispiel konnte das Unternehmen die Zahl der benötigten Lieferanten um 50% reduzieren. Auch die Kosten für den Einkauf sanken deutlich. So konnte GE beispielsweise die Kosten für Rohmaterialien um 20% senken. Die digitale Transformation hat also dazu beigetragen, dass GE sowohl Kosten als auch Zeit sparen konnte. Darüber hinaus verbesserte sie auch die Qualität der von GE gekauften Produkte. Dies zeigt, dass digitale Transformation im Einkauf vor allem für große Konzerne sehr nützlich sein kann. Aber auch mittelständische Unternehmen profitieren von digitalen Transformationen im Einkauf. Ein gutes Beispiel hierfür ist das deutsche Unternehmen Knorr-Bremse. Knorr-Bremse ist ein Hersteller von Bremssystemen für Schienenfahrzeuge wie Züge und U-Bahnen. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren damit begonnen, seine komplette Supply Chain auf eine digitale Plattform umzustellen. Durch diese Umstellung konnte Knorr-Bremse den Überblick über alle Lieferanten behalten und so sicherstellen, dass alle Lieferanten denselben hohen Qualitätsstandard erfüllten. Auch die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten wurde dadurch vereinfacht und verbessert.
5. Das Unternehmen intex digitalisiert den Purchase to Pay Prozess
Das intex Solution Center ist die digitale Lösung für Geschäftsprozesse. Informieren Sie sich jetzt beim Softwareunternehmen intex auf www.intex.software über den Purchase to Pay und die Implementierung einer digitalen Lösung.
6. Frequently Asked Questions (Purchase to Pay Prozess)
6.1 Was ist der Purchase to Pay Prozess?
Der Purchase to Pay Prozess (oder oft auch geschrieben Purchase-to-Pay-Prozess) ist ein kaufmännischer Prozess, der dazu dient, den gesamten Kauf-to-Pay-Prozess abzubilden. Der Purchase to Pay Prozess beginnt mit der Ausschreibung eines Angebots und endet mit der Zahlung des Kaufpreises. Der Hauptbestandteil des Purchase to Pay Prozess ist der Einkaufsprozess, bei dem alle nötigen Schritte für die Identifikation, Bewertung und Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen erfolgen.
6.2 Was sind die Schritt im Purchase to Pay Prozess?
Der Purchase to Pay Prozess beginnt mit der Erfassung der Bestellungen durch den Einkäufer. In einem ersten Schritt werden die Daten des Lieferscheins überprüft und verbessert, sollte dies nötig sein. Anschließend wird die Bestellung an den Vendor Manager geschickt, der sie freigeben muss, bevor sie an den Accounts Payable Manager weitergeleitet wird. Der Accounts Payable Manager prüft die Rechnungsinformationen und gibt dann die Freigabe für die Zahlung. Nachdem der Vendor Manager die Zahlung erhalten hat, wird die Ware geliefert und der Lieferschein abgezeichnet.
6.3 Was ist der Unterschied zwischen dem Purchase to Pay Prozess und den Procure to Pay Prozess?
Der Purchase to Pay Prozess bezieht sich auf die kaufmännischen Prozesse im Einkauf, während der Procure to Pay Prozess auf die Verarbeitung von Rechnungen und die Bezahlung bezieht. Beide Prozesse unterscheiden sich in ihrer Komplexität und Ablauf. Der Purchase to Pay Prozess ist ein iteratives Vorgehen, das üblicherweise in mehreren Schritten ausgeführt wird. Zuerst werden die notwendigen Risikomanagement-Maßnahmen festgelegt und umgesetzt. Anschließend werden die relevanten Rechtsakteure identifiziert und kontaktiert. Nachdem alle notwendigen Genehmigungen erhalten wurden, kann der Einkaufsprozess abgeschlossen werden. Der Procure to Pay Prozess hingegen ist ein linearer Vorgang, der in einem Schritt ausgeführt wird. Zuerst müssen alle notwendigen Risikomanagement-Maßnahmen festgelegt und umgesetzt werden. Anschließend müssen alle notwendigen Rechtsakteure identifiziert und kontaktiert werden. Nachdem alle notwendigen Genehmigungen erhalten wurden, kann der Einkaufsprozess abgeschlossen werden.