Egal, ob es sich um den jährlichen Betriebsausflug, das Sommerfest oder die Jahresabschlussfeier handelt: Firmenevents gelten als wichtiges Instrument, wenn es um die Mitarbeitendenbindung und die Förderung des Teamgeistes geht.
Was als nette Geste geplant wird, kann allerdings durchaus juristische Folgen haben. Veranstaltet ein Unternehmen ein Event, steht es in der Pflicht, sämtliche arbeitsrechtlichen, steuerlichen und haftungsrelevanten Aspekte korrekt zu berücksichtigen. Wird dabei nicht sauber geplant, können Konflikte oder sogar weitreichende rechtliche Konsequenzen drohen.
Teilnahmepflicht oder freiwillig? Eine arbeitsrechtliche Einordnung
Eine zentrale Frage betrifft bereits die Teilnahme: Müssen die Mitarbeitenden unbedingt zur Feier erscheinen?
Grundsätzlich gilt: Findet die Veranstaltung im Rahmen der regulären Arbeitszeit statt, zählt sie rechtlich als Arbeitszeit – die Teilnahme ist dann verpflichtend. Erfolgt das Event jedoch außerhalb der Arbeitszeit, besteht keine Teilnahmepflicht.
Zu empfehlen ist in jedem Fall eine klare Kommunikation dazu im Vorfeld. Zudem darf durch eine Nicht-Teilnahme kein Nachteil entstehen, beispielsweise bei Leistungsbeurteilungen oder Bonusverteilung. Die Arbeitgeber unterliegen der Pflicht zur Gleichbehandlung und müssen insbesondere auch auf Inklusion und Barrierefreiheit achten. Dies gilt nicht nur aus sozialer, sondern auch aus rechtlicher Sicht.
Regelungen zu dem Versicherungsschutz
Rechtlich besonders relevant ist daneben die Frage des Versicherungsschutzes. Wird die Veranstaltung offiziell von dem Unternehmen organisiert und gefördert, gilt sie in den meisten Fällen als betriebliche Veranstaltung im Sinne der gesetzlichen Unfallversicherung nach § 8 Abs. 1 SGB VII. Damit sind Mitarbeitende grundsätzlich unfallversichert − inklusive des Hin- und Rückweges.
Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Arbeitgeber die Veranstaltung selbst oder durch Beauftragte organisiert hat, ein kollektiver Charakter vorliegt und bei ihr betriebliche Interessen im Vordergrund stehen.
Einzelne private Initiativen oder Feierlichkeiten in kleinen Kreisen sind dagegen nicht davon umfasst. Ein Zauberer in Augsburg für die Firmenfeier fällt zum Beispiel unter Programmpunkte, die im Rahmen eines offiziellen Ablaufs gebucht wurden und damit Teil der Gesamtveranstaltung sind. Bei Unfällen während solcher Programmpunkte kommt es dann wiederum auf den offiziellen Status der Veranstaltung an.
Was gilt hinsichtlich Alkohol, Haftung und Aufsichtspflicht?
Der Ausschank von Alkohol bei Firmenfeiern ist weit verbreitet – und rechtlich nicht per se problematisch. Allerdings bleibt auch dann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bestehen.
Kommt es also nach übermäßigem Alkoholkonsum zu einem Unfall, kann die gesetzliche Unfallversicherung unter Umständen eine Leistung verweigern, falls grob fahrlässiges Verhalten vorliegt. Auch gegenüber Dritten, also zum Beispiel Gästen oder Dienstleistern, kann eine Haftung entstehen.
Aus diesem Grund empfiehlt sich eine klare Regelung im Vorfeld, etwa in Form von Hinweisen zum verantwortungsvollen Konsum oder der Organisation von Heimfahrmöglichkeiten. Darüber hinaus sollten sich die Führungskräfte ihrer Vorbildfunktion bewusst sein und keine risikobehafteten Situationen fördern.
Kostenübernahme und steuerliche Behandlung
Die Ausgaben für eine betriebliche Feier können steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sofern sie angemessen sind. Seit 2015 gilt dabei eine Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeitendem inklusive Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG.
Wird dieser Betrag überschritten, muss der übersteigende Teil als geldwerter Vorteil versteuert werden, entweder durch die Mitarbeitenden selbst oder im Rahmen einer pauschalen Versteuerung durch das Unternehmen.
Wichtig: Auch bei mehreren Feiern im Jahr darf der Freibetrag nur für zwei Veranstaltungen angesetzt werden. Die Teilnahme muss allen Beschäftigten offenstehen. Geladene Gäste oder Geschäftspartner fallen nicht unter diese Regelung.
Rechtssicherheit schafft Raum für gute Erlebnisse
Eine gelungene Firmenfeier lebt von einer positiven Atmosphäre, echten Begegnungen und spannenden Programmpunkten.
Damit das Event dann nicht zu einer rechtlichen Stolperfalle wird, sollten die Verantwortlichen jedoch auch frühzeitig die arbeitsrechtlichen, versicherungsrechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen klären. Werden diesbezüglich klare Strukturen geschaffen und die Mitarbeitenden transparent informiert, lässt sich mit gutem Gewissen feiern.