Messen sind eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen, um Präsenz zu zeigen und neue Kunden zu gewinnen. Darüber hinaus rückt man sich auch als Arbeitgeber in den Fokus, was vor allem dann von Vorteil ist, wenn man auf der Suche nach Personal ist. Allerdings setzt das voraus, dass man den Auftritt auf der Messe gut plant und auf die richtigen Methoden im Hinblick auf das Marketing setzt. Mit diesen Tipps klappt der erfolgreiche Messeauftritt mit Sicherheit!
1. Budget gut kalkulieren
Dass eine Messe mit Kosten verbunden ist, ist kein Geheimnis. Aus diesem Grund sollte man sich schon vorab damit beschäftigen, wie viel Geld man in die Messe investieren muss und kann. So entstehen zum Beispiel Kosten für Strom, Wasser und Entsorgung sowie für die Miete. Hinzu kommt, dass der Stand für die Messe erstmal gestaltet und gebaut werden muss. Alternativ kann man die nötige Ausstattung auch mieten. Möchte man jedoch langfristig auf Messen auftreten, kann der Kauf der Ausrüstung mitunter sinnvoller sein – das sollte man aber immer im Einzelfall entscheiden.
Auch „versteckte“ Kosten wie die Transport- und Reisekosten und Gebühren für eventuelle Schulungen des Personals sollte man dabei nicht außer Acht lassen. Ebenso schadet es sich, einen kleinen Puffer einzuplanen, falls doch noch Kosten anfallen, die ursprünglich nicht eingeplant wurden.
2. Planung der Messe
Wenn man an einer Messe teilnehmen möchte, sollte man sich schon ein Jahr im Voraus mit der Planung befassen. Das macht den Prozess deutlich entspannter und darüber hinaus auch günstiger und einfacher: Möchte man zum Beispiel Werbegeschenke mit Logo anbieten, bekommt man diese weit vor dem Termin häufig günstiger. Außerdem sind die verfügbaren Kapazitäten solcher Artikel kurz vor der Veranstaltung häufig eingeschränkter, weshalb man hier besser früh dran sein sollte. Darüber hinaus kann man dadurch schon besser planen, wer später welche Aufgaben übernehmen soll. Hier kann es helfen, ein Konzept zu erstellen.
3. Die richtige Umsetzung und Kommunikation
Da der Messestand das Aushängeschild des Unternehmens auf der Messe ist, sollte man diesem genug Beachtung schenken. Wenn der Stand uninteressant aussieht, wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit deutlich weniger Interessenten anziehen. Darüber hinaus spielt die Kommunikation mit den Besuchern eine große Rolle: Man sollte schon vor der Messe bekanntgeben, dass man auf der entsprechenden Messe teilnehmen wird. So können sich interessierte Kunden den Termin freihalten.
4. Durchführung der Messe
Wenn man die Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen hat, steht die eigentliche Aufgabe an: die Durchführung der Messe. Es ist dabei essentiell, genügend Zeit für die Anreise einzuplanen und schon vorab alle wichtigen Dokumente vorzubereiten. Dadurch kann man in aller Ruhe zur Messe fahren und kommt dort nicht völlig gestresst an. Wenn der Stand in Betriebe genommen wurde, kann man damit beginnen, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten. Hierbei sollte man allerdings nicht zu aggressiv vorgehen, um nicht aufdringlich zu wirken.
5. Nachbereitung der Messe
Auch nach der Messe sollte man sich noch einmal alle wichtigen Parameter vor Augen führen: Wie viel Geld wurde nun tatsächlich für die Messe ausgegeben? Ist vielleicht sogar noch Budget übrig? Was lief gut und was nicht? – solche Fragen können dabei helfen, sich noch besser auf die nächste Messe vorzubereiten. Sollte man ein bestimmtes Ziel nicht erreicht haben, schafft man es vielleicht im nächsten Jahr. Lief alles perfekt, kann man diesen Erfolg vielleicht noch übertrumpfen. In jedem Fall beginnt somit bereits die Planung der nächsten Messe.