Der Einsatz von passender Software erleichtert den Unternehmensalltag und führt neben einer hohen Zeitersparnis auch zu einer höheren Effizienz. Welche Software am besten geeignet ist, hängt vor allem von den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab. Es gibt allerdings auch einige Softwares, die für Unternehmen jeglicher Größe essenziell sind.
Einsatz von Bürosoftware
Praktisch jedes Unternehmen benötigt eine Bürosoftware, um den unternehmerischen Alltag zu bewältigen. Zu den besonders häufig anfallenden Aufgaben zählen unter anderem:
- Bearbeitung von E-Mails
- Erstellung von Tabellenkalkulationen
- Bearbeitung von Präsentationen
Am häufigsten genutzt wird dabei die Software von Microsoft. Insbesondere die Anwendungen von Microsoft Office werden Tag für Tag von unzähligen Unternehmen eingesetzt. Eine Lizenz für Microsoft sowie weitere sinnvolle Softwares erhalten Unternehmen zu günstigen Konditionen bei einem Software Shop.
Abwicklung administrativer Tätigkeiten
Unternehmen sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchhaltung anzufertigen. Im Rahmen dieser werden sämtliche Geschäftsvorfälle transparent dokumentiert. Damit es hier zu keinen Problemen kommt, sollten Unternehmen eine Buchhaltungssoftware anschaffen. Diese unterstützt Unternehmen bei der Abwicklung wichtiger buchhalterischer Prozesse. Zu diesen zählen unter anderem:
- Erfassung und Archivierung von Belegen
- Erstellung von Rechnungen
- Verwaltung von Stammdaten
- Erstellung von Angeboten
- Bestätigung von Aufträgen
Wenn diese Aufgaben von einer Software erledigt werden, führt dies zu einigen Vorteilen für Unternehmen. Die Effizienz wird erhöht und die Fehleranfälligkeit sowie die Kosten werden entsprechend gesenkt. Grund hierfür ist, dass sich Mitarbeiter nicht mehr mit der Bearbeitung von manuellen Tätigkeiten auseinandersetzen müssen, sodass sie sich wieder verstärkt strategischen Aufgaben widmen können. Auf diese Weise lassen sich Fehler auf ein Minimum reduzieren, da Softwares keine Fehler aufgrund von Unkonzentriertheit bei der Dateneingabe unterlaufen.
Welche Rolle ERP-Systeme spielen
ERP-Systeme sind für Unternehmen von großem Vorteil, da mithilfe einer einzigen Software sämtliche betrieblichen Abläufe optimiert werden können. Es entsteht deutlich weniger manuelle Arbeit, die von Mitarbeitern erledigt werden muss, wodurch die Produktivität innerhalb des Unternehmens gesteigert wird. Zudem lassen sich relevante Daten von einer zentralen Stelle aus abrufen, was sich positiv auf die Entscheidungsfindung auswirkt und einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil darstellt. Einige ERP-Systeme verfügen über ein integriertes Risikomanagement, das interne Kontroll-Tools beinhaltet. Dementsprechend erhöht die Integration eines modernen ERP-Systems auch die Sicherheit. Die Implementierung eines ERP-Systems geht allerdings mit einem gewissen Aufwand und Ressourcenverbrauch einher, weshalb die Entscheidung für oder gegen ein solches System gut überlegt sein sollte.
Worauf bei der Auswahl geachtet werden muss
Es ist ratsam, dass Unternehmen eine neue Software gemäß den individuellen Anforderungen des eigenen Betriebs auswählen. Dabei sollte eine überstürzte Entscheidung vermieden werden. Grund hierfür ist, dass die Einführung eines neuen Systems in den Betriebsalltag oftmals mit einem hohen Zeitaufwand verbunden ist. Zudem entstehen unter anderem Kosten durch die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit der jeweiligen Software. Das bedeutet, dass ein Wechsel auf eine andere Software mit einem erhöhten Ressourcenverbrauch einhergeht. Unternehmen sollten vorher im Rahmen einer Bedarfsanalyse herausfinden, welche Unternehmenssoftware am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Anschließend lässt sich ein passender Anbieter auswählen, dessen Software über den gewünschten Funktionsumfang verfügt. Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Software sich bei Bedarf anpassen lässt, damit eine hohe Skalierbarkeit gewährleistet ist. Das ist vor allem für schnell wachsende Unternehmen von großer Bedeutung.