Die digitale Transformation bringt für Unternehmen enorme Chancen, aber auch rechtliche Risiken. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 wurden mehr als 9.000 deutsche Unternehmen aufgrund von Verstößen abgemahnt. Die zunehmende Nutzung digitaler Kommunikationskanäle und Online-Dienste hat zahlreiche neue gesetzliche Vorschriften ins Leben gerufen, an die sich Unternehmen halten müssen. Verstöße gegen die DSGVO, unzureichende Absicherungen im Datenschutz und fehlerhafte rechtliche Grundlagen in der digitalen Kommunikation können teure Strafen nach sich ziehen.
Newsletter und rechtliche Gefahren
Newsletter zählen zu den am häufigsten genutzten Marketingkanälen: Rund 81 % der Unternehmen weltweit setzen laut einer Umfrage von HubSpot auf E-Mail-Marketing, um Kunden zu erreichen und zu binden. Für 59 % der befragten Unternehmen gilt der Newsletter sogar als zentraler Kanal zur Kundenkommunikation, da er direkte, zielgerichtete und oft kostengünstige Interaktion ermöglicht. Ein IT Dienstleister Frankfurt kann Unternehmen hierbei unterstützen, indem er rechtliche Vorgaben sichert und DSGVO-konforme Systeme aufsetzt. Die Zustellraten und die persönliche Ansprache machen Newsletter für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Marketinginstrument. Studien belegen, dass Unternehmen, die Newsletter nutzen, 40 % höhere Conversion-Raten erzielen können.
Strenge Regelungen zur Einwilligung
Die Verwendung von Newslettern birgt jedoch Risiken, wenn die DSGVO-Vorgaben nicht korrekt umgesetzt werden. Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass jeder Empfänger seine Einwilligung zur Anmeldung aktiv erteilen muss. Dies erfolgt in der Regel durch ein sogenanntes Double-Opt-In-Verfahren, bei dem Nutzer sich zuerst für den Newsletter anmelden und anschließend ihre Zustimmung durch Bestätigung in einer E-Mail geben. Fehlende Einwilligungen oder unzureichende Widerrufsmöglichkeiten können zu hohen Bußgeldern führen. In Deutschland wurden seit 2018 über 5.000 Unternehmen aufgrund solcher Verstöße abgemahnt, wobei die Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes betragen können.
Cloud-Lösungen und Datensicherheit
Cloud-Dienste sind aus dem digitalen Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen schnellen Zugriff auf Daten und erleichtern die standortübergreifende Zusammenarbeit. Laut einer Umfrage von Eurostat aus dem Jahr 2021 nutzen 41 % der Unternehmen in der EU Cloud-Dienste für ihre Geschäftsprozesse. Doch der Einsatz solcher Lösungen birgt datenschutzrechtliche Risiken, insbesondere wenn Daten außerhalb der EU gespeichert werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass personenbezogene Daten entweder innerhalb der EU gespeichert oder spezielle Datenschutzvereinbarungen mit Drittstaaten getroffen werden müssen. Dennoch lagern etwa 25 % der deutschen Unternehmen ihre Daten bei Anbietern in den USA, was zusätzliche Datenschutzvorkehrungen erfordert.
Risiken der Cloud-Datenspeicherung
Speicherung in Drittstaaten erhöht die Gefahr von Datenmissbrauch und Hackerangriffen. Im Jahr 2020 wurden laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Gartner etwa 60 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen auf unzureichend gesicherte Cloud-Systeme zurückgeführt. Die Wahl eines Cloud-Anbieters innerhalb der EU reduziert diese Risiken erheblich, da Anbieter wie die Deutsche Telekom oder IONOS sich den europäischen Datenschutzrichtlinien verpflichten und eine strengere Datensicherheit gewährleisten. DSGVO-Verstöße im Zusammenhang mit der Cloud-Datenspeicherung können zu Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Datenschutz im Homeoffice
Die Arbeit im Homeoffice bringt ebenfalls zahlreiche Herausforderungen im Datenschutz mit sich. Immer mehr Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten. Dies bedeutet jedoch auch, dass sensible Unternehmensdaten außerhalb der geschützten Betriebsumgebung verarbeitet werden. Nach einer Untersuchung des Fraunhofer-Instituts arbeiten 47 % der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice. Das Homeoffice erfordert besondere Datenschutzmaßnahmen, da die Gefahr von Datenlecks steigt.
Sicherheitsvorkehrungen für das Homeoffice
Unternehmen sollten klare Richtlinien und Schulungen zum Thema Datenschutz im Homeoffice anbieten. Dazu gehört, dass Mitarbeiter ausschließlich über sichere Netzwerke arbeiten und datenschutzfreundliche Software nutzen. Regelmäßige Schulungen helfen, die Sensibilität der Mitarbeiter für Datenschutz zu steigern. Verstöße gegen Datenschutzvorgaben im Homeoffice können zu empfindlichen Strafen führen, vor allem, wenn Kundendaten betroffen sind.