E-Mail-Signatur: Welche Pflichtangaben müssen rein?

E-Mails sind von enormer Bedeutung. Ohne die elektronischen Briefe wäre die Kommunikation schwerfälliger, wie dies noch bis Ende der 90er Jahre der Fall war. Das schnelle Abschicken von Informationen generiert einen raschen Austausch und steigert somit die Produktivität, hilft dabei aber auch, Missverständnisse zu vermeiden. Mails bieten sich für Anfragen an oder für private Gespräche, aber auch für Unternehmen, die etwa E-Mail-Marketing betreiben möchten. Mit der Sendung von Rabatten und aktuellen Aktionen wird es potenziellen Kunden ermöglicht, das Angebot von Supermärkten oder Gewerbetreibenden aus dem Netz noch schneller wahrnehmen zu können. Häufig enthalten Marketing-Mails spezielle Vergünstigungen, die von den Verbrauchern geschätzt werden, andere landen in der Spam-Rubrik, wo sie nie geöffnet werden.

Wichtige Angaben, die in einer Mail vorhanden sein sollten

 Wer E-Mails verfasst, denkt dabei nur selten an offizielle Angaben. Oft reicht es für die meisten die wichtigsten Angaben in den elektronischen Brief zu integrieren, selbst die Rechtschreibung wird dabei gerne vergessen. Bei privaten Mails spielen Pflichtangaben nur eine untergeordnete Rolle. Handelt es sich um arbeitstechnische Mails oder solche, die als Unternehmer aus geschäftlichen Gründen versendet werden, haben sich diese an geltende Rechte zu halten. Viele wissen nicht, dass die Pflichtangaben in E-Mails wichtig sind, damit das Versenden auch rechtmäßig erfolgen kann. Dabei ist es wichtig zu erfahren, was für Pflichtinformationen die Signatur in Mails aufweisen sollte.

Gewerbsmäßig handelnde Personen müssen eine E-Mail Signatur aufführen

 Der E-Mail-Signatur Disclaimer spielt eine wesentliche Rolle in E-Mails. Er umfasst wichtige Angaben. Alle Gewerbetreibende sind dazu veranlasst, eine solche Signatur am Ende der E-Mail aufzuführen. Dabei ist es zweitrangig, wie groß das Unternehmen ist. Unwesentlichen Einfluss hat der Eintrag im Handelsregister. Wichtig ist es, festzustellen, ob der Absender gewerbsmäßig handelt. Dies kann bereits bei Selbstständigen oder Freiberuflern der Fall sein. Hierbei können die Grenzen schnell verschwimmen. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, einen Anwalt zurate zu ziehen, damit die korrekten Entscheidungen für einen E-Mail-Signatur Disclaimer getroffen werden können.

Das alles muss in eine Signatur unterhalb der E-Mail eingefügt werden

 Eine geschäftsmäßige E-Mail ist eine Botschaft, die auf elektronischem Weg darüber Auskunft erteilt, was für aktuelle Angebote vorliegen. Dabei kann es sich um Rabatte oder Aktionen handeln. Auch Auftragsbestätigungen von Firmen fallen in diese Kategorie. Selbst Preisaufstellungen oder Abrechnungen sind als geschäftsmäßige Mails gekennzeichnet. Folglich benötigen diese auch eine fachgerecht ausgeführte Signatur am Ende der Mail. Wer als Mitarbeiter eines Unternehmens eine E-Mail absendet, muss genauso auf den Bereich der Signatur am Ende der Mail achten, damit diese später zugeordnet werden kann. Innerhalb der Signatur befindet sich demnach der Name des Unternehmens, sodass Adressaten sofort erkennen, von welchem Ort die Mail stammt.

 Je nach gewählter Rechtsform des Unternehmens gilt es weiterführende Angaben in der Signatur zu tätigen

Gleichzeitig sollte in der Signatur aber auch der Inhaber mit Vornamen und Familiennamen aufgeführt werden. Hinzu kommt der Name des Schreibers, denn es kann sich beim Absender auch um einen Mitarbeiter der Firma oder einer Abteilung handeln. Anschrift und Telefonnummer sollten gleichwohl in der Signatur in Erscheinung treten, denn im Falle von Rechtsstreitigkeiten hilft dies dabei, zur Klärung beizutragen. Dies gilt für Einzelunternehmer. Ein eingetragener Kaufmann muss zudem die Handelsregisternummer angeben und die Rechtsform. Eine GmbH oder UG hingegen gibt sämtliche Geschäftsführer zusätzlich an. Welche Aspekte im Einzelnen gelten, ist daher abhängig davon, welche Unternehmensrechtsform letztlich gewählt wurde.

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